Birdseye, une solution pour les contract managers ?

Lors du dernier congrès de l'association World Commerce & Contracting (WCC) à Malaga, nous avons eu le plaisir de rencontrer Birdseye, éditeur Saas de gestion des contrats. Nous avons beaucoup apprécié son approche et sa particularité qui est de mettre l’accent sur la phase post-signature des contrats, un aspect rarement ciblé par la plupart des CLM du marché.

Nous voyons dans cet article pourquoi cela peut être un facteur clé de différenciation pour le contract management.

L’absence de CLM réellement dédié au contract management

Les CLM présents sur le marché ont chacun leurs forces et leurs spécificités. Cependant, nous faisons le constat que la plupart de ces solutions sont principalement conçues pour des juristes et se concentrent essentiellement sur le volet administratif des contrats.

Or, nous savons que la véritable valeur d’un contrat réside dans l’efficacité de son exécution et de sa gestion qui ne s’arrête pas à la signature.

Une véritable gestion contractuelle comprend l’ensemble des activités nécessaires pour activer tous les leviers de performance du contrat tout au long de son cycle. Pourtant, peu de CLM actuels intègrent des fonctionnalités fluides et pensées pour le suivi et le pilotage de l’exécution des contrats. Ce manque laisse les contract managers sans outils adaptés pour maximiser la valeur tirée des contrats.

Quel pourrait-être le CLM idéal pour les contract managers ?

Selon notre expérience du terrain, il s’agirait d’une solution élaborée selon l’essence même du contract management, à savoir maximiser la valeur des contrats afin de contribuer à la réussite opérationnelle et financière de l’entreprise et ce tout au long du cycle vie de ces derniers.

Ainsi et en plus du volet d’avant-vente (élaboration, négociation, signature et archivage du contrat), cet outil dont nous rêvons se doit d’intégrer les aspects suivants qui font le quotidien du contract manager :

1. Pilotage de l’exécution Cela implique des fonctionnalités facilement personnalisables permettant de suivre, après la signature du contrat, l’ensemble des aspects opérationnels dans le cadre de la phase d’exécution et selon ses besoins.
2. Suivi des performances Suivre de près les performances des parties contractantes est essentiel pour s’assurer qu’elles répondent aux exigences et objectifs fixés au contrat. Une visibilité accrue des indicateurs de performance permet d’identifier rapidement les écarts et d’apporter de manière proactive les ajustements nécessaires pour maintenir la performance attendue.
3. Gestion des Paiements La gestion des paiements et des facturations est cruciale et souvent source de crispations dans les relations contractuelles. Le contract manager doit pouvoir être en mesure de suivre de manière autonome, sans à chaque fois devoir solliciter la comptabilité, l’exécution des paiements et de la facturation afin d’anticiper ou éviter tout litige.
4. Gestion des modifications et des avenants La gestion des changements liés à des circonstances imprévues ou des nouveaux besoins est essentielle afin de maintenir de l’agilité. Un outil permettant de le faire de manière structurée, collaborative et d’avoir une vision claire des impacts sur le contrat constituerait un véritable avantage.
5. Production de rapports et documentation La tenue de rapports détaillés, d’une documentation précise de toutes les activités liées au contrat, des claims est essentielle pour garantie une bonne traçabilité des évolutions ou en cas de gestion des claims mais aussi pour évaluer régulièrement les risques susceptibles de découler de l’exécution du contrat.

Le contract management est une activité opérationnelle différente de celle du juridique. Il est donc son périmètre d’intervention, les interactions et synergies qu’il crée ainsi que sa valeur ajoutée dans la phase post-signature mettent en avant les limites, pour cette fonction, des CLM disponibles sur le marché hexagonal.

... Et Birdseye ?

Birdseye a la particularité d’être une solution construite initialement pour répondre aux besoins de la phase post-signature des contrats. Nous pensons par exemple aux fonctionnalités de suivi de paiement et de facturation, son module risk management ou de reporting qui sont très intéressants.

Toutefois, c’est surtout le côté très configurable de Birdseye qui est un point différenciant et peut permettre une adaptation plus aisée aux activités de contract management. Cette hyper configurabilité peut tendre à répondre aux besoins évoqués précédemment et ce de manière efficace.

Avec des fonctionnalités modulables, cet outil peut s'ajuster facilement aux divers processus et exigences et à la maturité de chaque organisation en matière de contract management. Grosso modo, une flexibilité qui peut servir l’efficience du contract management.

Conclusion

Prime Conseil voit dans la capacité à être très modulable de Birdseye une véritable valeur ajoutée pour la digitalisation du contract management mais aussi un moyen d’ancrer le contract management opérationnel dans le CLM.

C’est la raison pour laquelle, nous sommes ravis d'accompagner les équipes de Birdseye dans leur déploiement en France, convaincus que cette solution permettra aux entreprises de maximiser la valeur de leurs contrats tout en assurant une exécution fluide et efficace.

The Absence of CLMs Truly Dedicated to Contract Management

Each CLM available on the market has its strengths and specific features. However, we have observed that most of these solutions are primarily designed for legal professionals and focus mainly on the administrative aspects of contracts. Yet, we know that the true value of a contract lies in the efficiency of its execution and management, which does not end at the signature. True contract management encompasses all activities necessary to activate all performance levers of the contract throughout its lifecycle. Nevertheless, few current CLMs integrate seamless features designed for monitoring and managing contract execution. This gap leaves contract managers without suitable tools to maximize the value derived from contracts.

What Could Be the Ideal CLM for Contract Managers?

Based on our field experience, the ideal solution would be developed according to the very essence of contract management: maximizing contract value to contribute to the operational and financial success of the company throughout the contract's lifecycle. Therefore, in addition to the pre-signature phase (drafting, negotiation, signing, and archiving the contract), this dream tool should integrate the following aspects that are part of the daily life of a contract manager:

1. Execution Management This involves easily customizable features to monitor all operational aspects during the execution phase according to the needs, post-contract signing.
2. Performance Tracking Closely monitoring the performance of contracting parties is essential to ensure they meet the contract's requirements and objectives. Increased visibility of performance indicators allows for quick identification of discrepancies and proactive adjustments to maintain expected performance.
3. Payment Management Managing payments and invoicing is crucial and often a source of tension in contractual relationships. The contract manager should be able to autonomously track payments and invoicing without constantly relying on accounting, to anticipate or avoid disputes.
4. Management of Changes and Amendments Managing changes due to unforeseen circumstances or new needs is essential for maintaining agility. A tool that allows for structured, collaborative management of these changes and provides a clear view of their impacts on the contract would be a significant advantage.
5. Reporting and Documentation Keeping detailed reports and accurate documentation of all contract-related activities and claims is essential for ensuring good traceability of changes or for claims management, as well as for regularly assessing risks arising from contract execution.

Contract management is an operational activity distinct from the legal field. Its scope of intervention, the interactions and synergies it creates, as well as its added value in the post-signature phase, highlight the limitations of the CLMs available on the French market for this function.

… And Birdseye?

Birdseye is unique in being a solution initially built to address the needs of the post-signature phase of contracts. For instance, its payment and invoicing tracking features, risk management module, and reporting capabilities are very appealing. However, it is especially the highly configurable nature of BirdsEye that stands out and could facilitate adaptation to contract management activities. This hyper-configurability could effectively address the needs mentioned earlier. With modular features, this tool can easily adjust to various processes, requirements, and the maturity level of each organization in contract management. Overall, this flexibility can enhance contract management efficiency.

Conclusion

Prime Conseil sees the high modularity of Birdseye as a true added value for the digitalization of contract management, as well as a means to integrate operational contract management into the CLM. This is why we are delighted to support the BirdsEye team in their deployment in France, convinced that this solution will allow companies to maximize the value of their contracts while ensuring smooth and efficient execution.